PDCA循环——进度管理的万能大法
PDCA循环也称戴明环,也就是日本最有名的质量奖:戴明奖的那个戴明,但是PDAC并非是他首先提出,其实是美国质量管理专家休哈特博士率先提出的,但是真正的推广,普及却是在戴明手上开展的,因此大家谈到PDCA首先想到的就是戴明了。
无论是个人生活中的时间管理,还是项目管理中的进度管理,均可用到这个非常好的管理方法,即PDCA循环法。人们日常工作生活中的任何一件事情,都可以借鉴PDCA的思路,以便进行流程化管理。
PDCA,这四个字母代表的分别是Plan, Do, Check, Act。这四个单词即代表了PDCA方法的四个步骤,计划,执行,反思,纠偏。无论我们是做一天的时间管理,一周的时间管理,一月的时间管理,还是我们一年,一生的管理,都需要用到PDCA的思路,对我们的思路进行流程化的管理。下面我们就来具体看看PDCA的整个流程:
一、提前计划 Plan
当我们在做时间管理时,第一步永远是计划我们的时间。我举一个例子,每天早上我们到达工作岗位之后,我们需要对我们一整天的工作安排进行计划。像之前我们介绍到的番茄钟时间管理法,我们需要先预估我们每天有多少个番茄,我们准备怎么用这些番茄,做哪些事?每件事的重要紧急程度怎么样?我们的三只青蛙是什么?每只青蛙会消耗我们多少番茄?这一个一个的问题,都是要在我们行动之前弄清楚的,这样我们做事才有方向,付出的努力才能够精准。
二、严格执行 Do
计划好比看路,执行就是走路。只走路,不看路,那就会迷路。而只看路,不走路,则永远无法抵达目的地。有了具体的计划,就照着计划一步步的做。执行的过程当中,我们要尽量和计划保持一致。比如我今天划定了三个小时的时间去吃青蛙,那不管一天当中我们遇到了各种各样的情况,我们都需要去守护我们这三个小时的青蛙时间。再比如我们给到了某个任务4个番茄钟的时间,那我们就要尽量在这四个番茄钟内把这件事完成,避免对后续的安排造成干扰。
三、认真反思 Check
不知道大家有没有这样的感受,在工作当中,最不舒服的时候就是你的观点,想法,思路被别人挑战的时候。但是,最好的决定和想法,往往又是在争论的过程当中,被挑战的过程中产生的。而反思这个环节,就是你每天对你自己进行挑战。而挑战的过程,恰恰是你不断成长,提高的过程。因此我们每天,每周,每月,每季度,每年都要总结,复盘。只有学会去反思,去不断挑战自己,才能不断精进。大家可以从下面几个维度去进行反思:
· 我的计划是否合理?有没有识别出一天当中最重要的三只青蛙?预估的时间是否准确?
· 我有没有去守护我三只青蛙的时间?我有没有合理去利用我的高能时间段?
· 我这一天事情的完成程度怎么样?我完成了多少事?完成了多少重要的事?
· 我这一天的效率怎么样?有哪些可以提升的地方?
· 我这一天的时间利用率怎么样?这里面有多少水分?在哪些地方浪费了时间?下次如何去避免同样的问题?
四、纠偏行动 ACtion
PDCA的最后一步,就是纠偏。我们在前面的反思中会找到各种问题,我们需要针对这些具体问题制定行动项,确保我们在之后的操作中不会犯同样的错误。我举一个例子。从地球往月球发射火箭,只有3%的时间,火箭是按照预定轨道在飞行。剩下97%的时间,都是在做修正。同样,大家在做项目,在管理时间的时候,不可能一切都可以按照计划去进行,因为你在做的过程当中,一定会遇上各种各样的问题。只有及时的纠偏,才能让你的火箭的航向不产生偏离,顺利到达目的地。
PDCA的思路不仅仅可以用在时间管理,也可以用在工作,生活当中的任何一个事情的处理和问题的解决。你可以把它想象成一套螺旋上升的管理思路。在不断的计划执行反思纠偏中去找到自己的不足和可以提升的地方,在不断纠偏的过程中,让你的火箭能够沿着正确的轨道持续前进。