项目集的绩效差，要搞定这十大常见问题

项目集的规模和复杂性远远超过许多项目。多个项目之间的联系、“约束耦合”( Constraint Coupling )导致的间接相互依赖性，以及可能潜伏在项目之间的新风险和机遇加剧了这些挑战。然而，据我观察，比起新的、隐性风险，大型项目集绩效不佳的原因更多地与组织环境和框架有关。

本文列出了在绩效较差的项目集中发现的十个常见问题，旨在为项目集经理提供一个方便的诊断工具，方便对问题进行定期审查，从而及早采取纠正措施并提高项目集绩效。

问题1：项目集规划依据不充分

大型、复杂的项目集需要一个良好的基础，在此基础上才能构建项目集执行策略和计划、支持性的组织框架、流程等基础设施。在基础不充分的项目集中，通常会发现几个根本原因，包括：项目集团队开始工作时没有详细的项目集和项目执行计划;未明确定义或传达战略业务目标;项目集团队没有花费足够的精力来收集和理解所有相关信息;受偏见的影响，项目集的规划假设存在缺陷;团队对项目集的支持度有限;缺乏信任的文化导致了微观管理的蔓延，减缓了项目进度。项目经理博客

问题2：团队定义不明确或缺乏必要的技能

好的战略、计划和工具只有通过人才能发挥作用。团队的技能必须与项目集的需求及可能面临的挑战相匹配。在团队定义和技能方面遇到挑战的项目集通常存在以下一个或多个问题：团队技能与项目集的变更需求不一致;缺乏项目集管理培训;团队不具备所需的管理技能;团队成员不清楚自己的角色和责任;团队成员未按照预期的项目集结果行事;团队成员对角色、责任和结果定义不清感到不满;在项目集早期未提前讨论角色和职责;项目集角色的要求超出团队成员的专业知识范围;缺乏扩展团队成员技能的教育。

问题3：问责制的文化和组织变革管理缺失

“软”问题确实很重要。团队文化、对变化的关注，以及认识到人们以不同的方式、不同的速度在变化，对项目集的成功都很重要。

出现此类问题的常见原因包括：没有对工作进行正式评估的方式;缺乏来自其他团队成员的反馈(360 度审查);绩效考核流程薄弱——表现不佳的员工依然能得到积极的考核业绩评价;RACI 图表不充分、不完整;缺乏关键绩效指标;很少评估项目集质量、进度和成果;未定期进行团队合作评估;缺乏价值观陈述，没有建立团队文化;低估变革的难度和影响;没有认识到变革是一个多步骤的过程;变革推动者和变革的早期拥护者没有得到足够的重视。

问题4：基准(Baseline)存在缺陷

在某些情况下，项目集失败或表现不佳从一开始就注定了。这种“注定的”失败最主要的原因是计划薄弱和相关基准有缺陷。基准有缺陷的“症状”包括：时间表不切实际;未充分识别“已知的未知”并为此做准备;根据最佳猜测进行规划，不能取信于执行团队;有缺陷的基准规划流程在项目集的多个项目之间重复使用;未传达、管理或上报项目集基准;项目集范围未明确界定;工作分解结构不够详细;所做假设未经过深思熟虑或范围有限;假设未记录、传达和跟踪;风险分析不充分、未考虑项目的风险演变、风险管理计划不足。

问题5：薄弱的项目集执行计划

明确的战略业务目标、坚实的基准和协调一致的团队有助于提高项目集绩效。然而，有时，由于相关的项目集执行计划与项目的目标、战略和约束不匹配，问题仍然会出现。虽然我们可能在早期阶段就明确定义了角色和职责，但它们可能与项目执行计划中的隐性需求不匹配。

导致项目集执行计划薄弱的因素包括：执行战略没有建立在确定的战略业务目标和计划范围之上;执行计划与所选战略不一致;执行计划未考虑资源(时间、金钱等资源受限);执行计划与风险管理战略不一致;项目集中的项目执行顺序未充分识别相互依赖性和“约束耦合”。

问题6：执行不力

如果执行不力，计划再好，一个项目集也不会产生我们期待的结果。导致项目集执行不力的因素很多，包括：决策流程结构不充分;未认识到决策流程中时间的重要性;未确定、认可或遵守决策日期;面对不确定性时追求完美;不知情的指导削弱了管理团队的有效性;没有优先级意识——“袋鼠式”管理;对项目之间的联系和相互依赖性理解不到位;未理解“项目约束”的作用;关系权力凌驾于明确的组织角色和责任之上;团队不够协调;团队培训不足;变更未得到控制，导致范围扩大、成本增加、进度延误，并改变了风险状态;未定义或遵守工作流程;工作流程没有精简;拥有批准权限的人太多。

问题7：沟通不畅

如果沟通出现问题，项目集的许多方面都会遇到困难。沟通始终是一个挑战，沟通计划薄弱的“症状”包括：未认识到沟通的重要性;不了解何时及如何进行沟通;沟通频率不符合项目集的需求;组织层面的沟通没有持续开展;良好的项目集仪表盘不存在;未跟踪和报告项目集状态、行动事项等;团队对关键路径活动及其日期的可见性不足;未讨论或充分沟通项目之间的联系、相互依赖性和优先性;缺少强有力的变更单流程，在没有充分沟通的情况下做出非正式决策;未及时、全面地向团队传达批准的变更;团队缺乏信息和问题意识。

问题8：缺乏战略审计

“审计”这个词经常会激起与恐惧和回避相关的情绪，但正确的审计能够为项目集团队提供巨大价值。对于大型项目集，审计不仅应包括信托、质量和安全审计，还应包括与治理和战略相关的问题审计。

审计框架薄弱的项目通常具有以下特点：项目进度未被外部执行团队跟踪或监控;审计流程不能有效推动项目集进展;质量流程审计不能促进质量改进;在整个项目集过程中，未定期进行审计;未审计项目集实际需求与资源是否匹配。项目经理博客

问题9：团队意识不强

团队绩效是衡量项目集成功与否的标准之一。在整个项目集生命周期中，我们必须不断加强一个团队的概念和现实。当团队偏离轨道时，通常会有三种现象：出现孤立现象和价值破坏行为;没有持续沟通和展示共同价值观;未共享信息。

问题10：习得教训和最佳实践总结缺失

我们从行动中学习，从错误中学习，也从别人那里学习。项目集团队必须是学习型组织，这源自强大的团队文化。知识获取、共享和管理有助于项目团队保持卓越绩效。如果缺乏这一点，我们可能会发现：主要阶段的收尾工作不当导致经验教训丢失，最佳实践不能及时传达;习得教训未经审查即被纳入;知识管理流程不充分。

结语

识别、理解、避免和解决以上常见问题对于提高项目集绩效至关重要。我们可以对照以上问题对项目集进行结构化评估，以确定项目集是否可能存在潜在问题。

作者：鲍勃·普里托(Bob Prieto)，战略项目集管理有限公司(Strategic Program Management LLC)董事长兼首席执行官。